SEPAT - Sistem Pelayanan Tamu

Pendahuluan

SEPAT adalah aplikasi web pelayanan tamu yang dirancang untuk mempermudah proses pencatatan, pengelolaan, dan monitoring kunjungan tamu secara digital. Aplikasi ini dikembangkan untuk menggantikan proses buku tamu manual yang kurang efisien, sulit dipantau, dan rentan terhadap kehilangan data.

Melalui digitalisasi layanan tamu, SEPAT memungkinkan proses check-in menjadi lebih cepat, terstruktur, dan terdokumentasi dengan baik. Sistem ini juga membantu admin memantau aktivitas kunjungan secara real-time melalui dashboard terpusat.

Latar Belakang Pengembangan

Sebelum aplikasi dikembangkan, proses pencatatan tamu masih dilakukan secara manual menggunakan buku tamu fisik. Kondisi tersebut menimbulkan beberapa permasalahan:

• Data kunjungan sulit dicari kembali
• Proses pencatatan membutuhkan waktu lebih lama
• Risiko kehilangan atau kerusakan data cukup tinggi
• Monitoring jumlah dan aktivitas tamu tidak dapat dilakukan secara real-time
• Rekapitulasi data kunjungan dilakukan secara manual

SEPAT hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan seluruh proses pelayanan tamu dalam satu sistem berbasis web yang lebih modern, efisien, dan mudah digunakan.

Fitur Utama Aplikasi

• Check-in tamu mandiri
• Pemilihan tujuan dan keperluan kunjungan
• Dashboard monitoring kunjungan real-time
• Riwayat kunjungan tamu
• Filter dan pencarian data kunjungan
• Export data laporan
• Sistem notifikasi pelayanan
• Manajemen data tamu
• Autentikasi dan hak akses pengguna
• Monitoring aktivitas pengguna

Arsitektur Sistem

Diagram arsitektur SEPAT menggambarkan alur akses aplikasi pelayanan tamu berbasis web yang dapat diakses secara online melalui browser. Aplikasi dibangun menggunakan PHP Native dengan antarmuka berbasis Tailwind CSS dan dijalankan pada lingkungan hosting cPanel. Seluruh komunikasi data menggunakan protokol HTTPS untuk menjaga keamanan pertukaran data selama proses penggunaan aplikasi.

Pada sisi aplikasi, sistem berperan sebagai pusat logika bisnis yang terhubung dengan database MySQL untuk mengelola data tamu, riwayat kunjungan, notifikasi pelayanan, serta aktivitas pengguna. SEPAT juga terintegrasi dengan berbagai layanan eksternal seperti API Gemini untuk chatbot pelayanan dan informasi statistik, WebGIS untuk akses data wilayah dan visualisasi data, API hari libur nasional untuk otomatisasi layanan, serta akses kamera perangkat untuk kebutuhan dokumentasi dan pengisian buku tamu digital. Arsitektur ini dirancang agar aplikasi tetap ringan, mudah diakses, mudah dipelihara, dan mendukung pelayanan tamu secara real-time.

Peran saya dalam Development

Saya mengembangkan seluruh aplikasi secara end-to-end, mulai dari perancangan arsitektur sistem, desain database, pengembangan frontend dan backend, implementasi fitur pelayanan tamu dan dashboard monitoring, hingga deployment dan maintenance aplikasi.